SISTEMA ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO DE UNA ASOCIACIÓN CIVIL SIN FINES DE LUCRO

Abstract

En los últimos años se ha visto un gran auge de organizaciones comunitarias tanto en el país como en el mundo. Aunque parezca actual, las organizaciones sin fines de lucro han existido desde siempre: organizaciones de socorros mutuos para inmigrantes, clubes deportivos, cooperativas, asociaciones civiles, fundaciones, etc. Peter Drucker plantea que las organizaciones sin fines de lucro son agentes de cambio humano. Las personas que pretenden colaborar o gestionar esta clase de organizaciones no deben olvidar esta referencia, y cumplir con los objetivos de su creación. Existen dos situaciones que frecuentemente suceden: o no logran su equilibrio económico financiero (dedicación plena a su objetivo y olvido de su sostenibilidad); o en la búsqueda de mantener ese equilibrio pierden de vista su objetivo. Para que este tipo de organizaciones funcione correctamente, es necesario que cuenten con un sistema administrativo eficaz “que las cosas se hagan”, eficiente “hacer bien las cosas”, efectivo “hacer las cosas que correspondan” y sustentable “hacer las cosas que permitan la supervivencia”. Aquí aparece entonces la importancia de la gestión de calidad y por procesos, ya que los cambios se ven reflejados en la estructura de la organización. La capacidad de influir en el entorno externo es limitada, pero el entorno interno nos permite modificar la organización, su estructura, procedimientos, etc. Son los equipos de proceso creados los que nos van a permitir redefinir tareas y puestos de trabajo, entendiendo que el cambio tiene que estar orientado a la técnica, organización y personas. En síntesis, se busca gestionar de modo eficiente, generando valor tanto para sus beneficiarios como para sus aportantes y para la comunidad en la que se desarrolla. La asociación civil sin fines de lucro objeto del trabajo de investigación necesita organizar mejor su sistema administrativo y de control interno. Los nuevos desafíos plantean la necesidad de adecuar la gestión, los procesos y los mecanismos de gestión económica, encontrando un nuevo “Modelo de Colaboración” que deberá potenciar una acción formativa para conseguir, a largo plazo, un “Cambio de Mentalidad”. La propuesta que se ofrece incluye investigación de diferentes fundamentos teóricos obtenidos de la lectura de bibliografía relacionada al tema, apuntes de clases e internet. Se plantean sistemas y procedimientos que permitan una gestión ordenada y previsible, entendiendo que siempre aparecerán contingencias, pero lo importante es poder sobrevivir a ellas, crecer y mejorar en el desempeño. Por lo tanto, se ha realizado un análisis profundo de la organización para poder ofrecer diferentes manuales de funciones, de procesos e indicadores a implementar recordando que debemos salvaguardar los recursos, manteniendo la transparencia, previsibilidad, responsabilidad y profesionalidad en el uso de los mismos, utilizando las herramientas tecnológicas adecuadas para llevar a cabo con éxito el procesamiento de la información.